Lépjen be egy logisztikai szolgáltató (3PL) zsúfolt raktárába – vagy tulajdonképpen szinte bármelyik raktárba –, és mit talál? Folyamatosan fejlődő, állandóan változó környezetet. A raktárvezetőknek problémamegoldóknak kell lenniük, de a változásokra való előzetes felkészülés óriási különbséget jelenthet: enyhíti a felmerülő problémák nagy részét, és biztosítja, hogy a működés biztonságosabb és a lehető leghatékonyabb legyen.

Sok szempontból a nagy változásokat könnyebb kezelni. Egy épület felújítása, a régi polcrendszer elbontása és új telepítése, vagy egy új komissiózási rendszer bevezetése kiváló lehetőséget ad arra, hogy a létesítményt a lehető legnagyobb hatékonyság és biztonság szem előtt tartásával tervezzék újra. A belső tanácsadó csapat által támogatott külső szakértők rendkívül hatékony tároló- és munkateret alakíthatnak ki, amely képes alkalmazkodni a jövőbeli változásokhoz, a jelenlegi munkaterhelés mellett is kiválóan teljesít, és megfelel a legszigorúbb szabványoknak és jogszabályoknak.

„Elég csak a biztonság költséghatékonyságát megnézni, és látható, hogy kéz a kézben jár a jobb hatékonysággal és teljesítménnyel” – mondta Roger Bibbings, a RoSPA (brit balesetmegelőzési szervezet) munkatársa. „Recesszió idején ez talán ellentmondásosnak tűnik, de a biztonság üzleti indoka ilyenkor erősebb, mint a kedvezőbb időkben, mert nincs meg az az árbevétel és forgalom, amely pótolná az elszenvedett veszteségeket. Viszonylag kevés baleset elkerülése is elég ahhoz, hogy a biztonsági intézkedések többszörösen megtérüljenek.”

Bibbings ugyanakkor arra is figyelmeztetett, hogy egy nagyobb áttervezésnél a hivatásos raktártervezők kissé távol állhatnak az általuk tervezett munkakörnyezet valóságától. Ha azonban a raktár egy kis tanácsadó csapatot biztosít – egy tapasztalt művezetővel, egy munkavédelmi képviselővel és a vezetőség egy tagjával –, a tervező képes lesz az adott munkakörnyezet számos biztonsági és hatékonysági kérdésével foglalkozni. „Lehet, hogy ez időbe telik – ismerte el Bibbings –, de a tervezők hiteles képet kapnak a meglévő elrendezés problémáiról, és olyan megoldást tervezhetnek, amely ezekre választ ad.”

A váratlan

Ezeket a nagyobb léptékű változásokat könnyebb lehet elindítani, megtervezni és levezényelni, mint a modern raktárban zajló folyamatos, napi változásokat. Ez utóbbiak nagyon éber figyelmet és gyors reagálást igényelnek, ha a biztonságot és a hatékonyságot fenn akarjuk tartani.

„Én a szerződéses logisztika világában dolgozom” – mondta Steve Clark, az IOSH (brit munkavédelmi szakmai szervezet) kiskereskedelmi és disztribúciós csoportjának elnöke. „Olyan cégekkel dolgozunk, mint az Amazon és a Sainsbury, és raktárakat üzemeltetünk számukra.” A termékek kezelésére és tárolására vonatkozó összes elismert biztonsági gyakorlatot szigorúan betartják. Az ilyen típusú működés egyik kihívása azonban a váratlan.

A termékek millióival foglalkozó nagy szervezetek elkerülhetetlenül küldenek a raktárba teljesen váratlan anyagokat vagy termékeket. A meglepetés lehet az, hogy jól ismert termékek a vártnál egészen másképp vannak csomagolva, és eltérő kezelési és tárolási módot igényelnek. Vagy maga az áru jellege okoz meglepetést. „Egy élelmiszer-raktárban például egyes tortadíszek ma már római gyertyára hasonlítanak, ezért robbanóanyagnak minősülnek” – magyarázta Clark. „Más élelmiszerek aeroszolos flakonban érkezhetnek, ami az élelmiszeriparban általában nem jellemző. Mindkettőre jogszabályok egész sora vonatkozik, és olyan veszélyeket és kockázatokat jelentenek, amelyeket kezelni kell.”

A kommunikáció számít

Clark kétféleképpen készül fel a váratlanra. Először is úgy véli, elengedhetetlen szoros, hosszú távú kapcsolatot kiépíteni az ügyféllel. A szerződéses pályázati folyamat részeként alaposan egyeztetik a termékek, a készletezés és a cikkszámok (SKU-k) részleteit, hogy meghatározzák, hogyan kell az árut kezelni, és hogyan, illetve hol kell tárolni a létesítményben.

Ezt követően kritikus fontosságú a folyamatos kommunikáció az ügyféllel, hogy a raktár értesüljön a változásokról, és felkészülhessen: megvizsgálhassa a kezelési folyamatokat és a tárolási követelményeket, kockázatértékelést végezhessen, és bevezethesse a szükséges ellenőrzéseket és képzéseket, mielőtt az új cikkek első szállítmánya megérkezik.

Vészhelyzeti tervezés

Ugyanakkor még a legjobb ügyfél sem feltétlenül van tisztában azokkal a veszélyekkel és kockázatokkal, amelyeket egy új termék vagy a csomagolás megváltozása jelent. A fent említett robbanásveszélyes gyertyák például végig tortadíszként szerepelhettek a dokumentációban. A raktárvezető számára ezt lehet a legnehezebb észrevenni, valamint gyorsan és biztonságosan kezelni. Clark megközelítése az, hogy raktári dolgozóit képzéssel és megfelelő jogkörrel felhatalmazza arra, hogy azonosítsák és jelezzék az általuk kezelt termékekkel kapcsolatos veszélyeket és problémákat. „Gyakran az első vonalban dolgozók veszik észre először a veszélyt, miközben a vezetőség nem is tud róla – talán azért, mert a terméknek teljesen ártalmatlan neve van.”

Bibbings megerősíti ezt a nézetet, és egy másik irányba is továbbviszi a gondolatot: kiemeli, mennyire fontos az első vonalbeli dolgozók szerepe a raktári biztonság és hatékonyság bármilyen változásának és javításának kezdeményezésében. „Ami a biztonságot illeti, a munkavállalók az információk kimeríthetetlen tárházát jelentik. Ha teljesen passzív erőforrásnak tekintjük őket, akiknek alkalmazkodniuk kell a kidolgozás alatt álló tervhez, elszalasztjuk a lehetőséget, hogy olyan tudáshoz jussunk hozzá, amelyért egyébként tanácsadóknak fizetnénk több tízezer fontot” – mondta.

„A hatékony vezetés kihívásának része tehát, hogy az emberek pozitív módon fogalmazzák meg aggályaikat és javaslataikat” – folytatta. Clark pontosan így kezeli a váratlant: elvárja munkatársaitól, és számít is rájuk, hogy azonnal jelezzék a problémákat.

A fokozatos változások észlelése

Az első vonalbeli dolgozók közvetlen és azonnali fellépésének támogatására Clark szerint fontos egy ellenőrző auditrendszer kialakítása. Ez segíthet felismerni a fokozatos változások halmozódó hatását is. „Nem lehet mindenkit állandóan auditálni, de egy kockázatalapú auditprogram feltárhatja a hiányosságokat, amelyeket aztán ki lehet javítani. Ahol pedig a dolgok jól működnek, ott a fejlesztésükre lehet törekedni.”

„Semmi sem áll meg” – mondta Bibbings. „Néha még a kis változások is úgynevezett »lappangó kórokozók«, ami azt jelenti, hogy olyan problémákat halmozhatnak fel, amelyeket akkor még nem veszünk észre, és később gondokhoz vezetnek. Ezért arról van szó, hogy elég messzire előre kell tekinteni, és a rendszernek elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy egyik helyzetből a másikba tudjon alkalmazkodni.”

Clark úgy véli, ha rendszeresen bevonnak egy „friss szemet”, aki körülnéz a raktárban, az gyakran rávilágíthat olyan, a halmozódó változásokból felszínre kerülő problémákra, amelyekről a belső munkatársak még nem ismerték fel, hogy beavatkozást igényelnek.

Végül az új eljárások sikeres bevezetéséhez nagyon fontos a felügyelet minősége a raktár egészében. „Nem elég csak a targoncavezetőket vagy a komissiózókat kiképezni a változásra” – mondta Clark. „Létfontosságú, hogy az őket felügyelő vezetők is teljes körű képzést kapjanak a változásról, és megértsék, milyen kockázatkezelést igényel. Ezt sajnos gyakran figyelmen kívül hagyják.”

Kitekintés a raktár falain túlra

Sokat lehet tanulni akár egymástól nagyon eltérő iparágakból is. „Nagy híve vagyok a vállalatok egymástól való tanulásának” – zárta gondolatait Bibbings –, „és szerencsére az emberek nagyon szívesen osztják meg a biztonsággal kapcsolatos tudásukat és információikat. Azt mondanám tehát, hogy a vállalatoknak össze kell mérniük magukat egymással, részt kell venniük fórumokon és közösségi hálózatokban, oda kell figyelniük a szakmai hírekre, és tanulniuk kell a máshol történt balesetekből. Így megelőzhetik a problémákat, mielőtt azok bekövetkeznének.”

Gay Sutton

eurekapub.eu (angolul)