Amikor egy vállalat újraértékeli vagy felülvizsgálja anyagmozgató flottájának stratégiáját, időbe telik a helyes döntés meghozatala. Végtére is a flotta jelentős pénzügyi kiadás, és fontos, hogy jól sikerüljön – hogy a flotta a „Hamupipőke-zónában” legyen: se nem túl nagy, se nem túl kicsi, hanem éppen megfelelő. A kereskedők legalább annyi fáradságot vállalnak, mint a flottaüzemeltetők, hogy a megfelelő csomagot állítsák össze, megfelelő áron és a megfelelő gépekkel. Néha úgy tűnhet, hogy a folyamat időigényes és aprólékos, de jobb egy hónapot rászánni arra, hogy minden rendben legyen, mint évekig egy rossz konstrukcióval küszködni.
Alaposan, mindenre kiterjedően
„Mielőtt hivatalosan benyújtanánk egy ajánlatot, az Aprolis csapata felméri a meglévő géppark összetételét: a márkákat, a modelleket, a konfigurációkat, a műszaki jellemzőket és így tovább” – mondta Elizabeth Niedojadlo, a francia Aprolis Loueur et Manutencion értékesítési adminisztrációs vezetője. „Amikor csak lehetséges, helyszíni felmérést is végzünk, hogy teljes képet kapjunk a különböző gépekről, azok használatáról és az üzemeltetési körülményekről.” A csapat felméri a padlózatot, az épületek korát, a közlekedőutak méretét, és áttekinti az üzemeltető igényeit.
Spanyolországban a Bergé Manutención nagyjából ugyanígy jár el – legalábbis kezdetben. „Megkérdezzük az ügyfelet, mit szeretne a szervizszerződésbe foglalni, és hogy volt-e korábban bármilyen konkrét incidense vagy problémája a targoncákkal” – mondta Ana Martínez, a Bergé termékmenedzsere. Felmerülnek a flotta méretével és műszaki jellemzőivel kapcsolatos kérdések is – elég nagy-e, és megfelel-e a feladatoknak –, és keresik a lehetőségeket arra, hogy jobban végezzék a dolgokat és nagyobb értéket nyújtsanak. Az egyesült királyságbeli Impact Handling esetében az első lépés gyakran az ügyfél által összeállított RFI (request for information, azaz információkérés). Ez egy terjedelmes dokumentum, amely meglehetősen részletesen leírja a várható igényeket, beleértve a szállítási feltételeket, a termékválaszték részleteit és az üzemeltetési helyszíneket.
Dokumentáció
„Kitöltjük az ügyfél kérdőívét, amely általában a következőket tartalmazza: cégünk elmúlt három üzleti évének beszámolóit; a cég minősítéseit; a tenderben részt vevő Impact Handling-munkatársak listáját és szakértelmüket; a szállítandó termékeket; a szolgáltatási szintről szóló megállapodás (SLA) tervezetét; szervizbázisaink földrajzi elhelyezkedését az ügyfél telephelyeihez képest; az alkatrész-ellátási képességet; a szerződéskezelési támogatást; valamint a gépek lízingfeltételeihez biztosított finanszírozás részleteit” – mondta Peter Walker, az Impact Handling kiemelt ügyfelekért felelős vezetője. Ahogy válaszából is kiderül, ez kiterjedt folyamat, és a legtöbb egyesült királyságbeli ügyfél rugalmas lízingkonstrukciót keres, amelynek megvannak a maga sajátosságai.
Az, hogy mennyi idő alatt jutnak el az első információk az ügyfelekhez, változó. Az Aprolis szerint minél több információt kapnak kezdetben, annál hamarabb elkészül az első ajánlat. A Bergé esetében ez attól függ, hogy magánszektorbeli ügyfélről vagy kormányzati szervről, hivatalról van-e szó.
Első lépések
„A magánszektorbeli ügyfelek tenderei általában több időt vesznek igénybe, mint a kormányzatiak, ahol a mérföldkövek nagyon pontosan meg vannak határozva” – mondta Martínez. Franciaországban ezzel szemben az a tapasztalat, hogy a közszféra tenderei rendkívül részletesek, és ha valaki nem felel meg minden előírásnak, az kizárást vonhat maga után. Az Impactnál az RFI-dokumentumot egy nagyjából négyfős csapat készíti el, és akár egy hét alatt be is tudják nyújtani. Ezután a lehetséges szállítók köre egy szűkített listára csökken, és ekkor kezdődik az igazi munka.
„A szűkített listára került szállítók alaposan felmérik a kezelendő termékeket és a helyszíni körülményeket” – mondta Walker. E folyamat során kiderülnek az üzemidők is, és a kezelőszemélyzettel is interjúkat készítenek. A helyi vezetéssel folytatott megbeszélések kikristályosítják az igényeiket és a biztonsági követelményeket. „Ez a folyamat lehetőséget ad arra, hogy tanácsot adjunk, megbeszéljük a termékek előnyeit, és megvizsgáljuk a költségcsökkentés lehetőségét anélkül, hogy a telephely hatékonysága változna.” Ezután az ügyfél egyéni prezentációkat kap a szűkített listán szereplő szállítóktól, ami lehetőséget ad az Impact Handlingnek arra, hogy világosan bemutassa rugalmas finanszírozási feltételeit, bizonyos termékek előnyeit, szervizképességét, valamint azt, hogy a dedikált szerződéskezeléssel és a rövid távú bérlési lehetőséggel hogyan csökkenti a „szerződésen kívüli” költségeket. „Célunk mindig az, hogy a minőségre összpontosítsunk, feltárjuk, mit nem kap meg az ügyfél jelenlegi szállítójától, és meghatározzuk, mi felel meg legjobban az iparága igényeinek.” A tenderkérdés elindításától a megrendelésig általában átlagosan mintegy hat hónap telik el.
A közszféra szempontjai
Míg az Impact nincs jelentősen jelen a közszférában, ahol szinte kizárólag a költségek számítanak, az Aprolis és a Bergé egyaránt fontosnak tartja a kormányzati megbízásokat, és kialakították a feltételek teljesítéséhez szükséges szakértelmet.
„A tender alatti kommunikáció nagyon formális. Minden kérdést levélben kell elküldeni, és a választ minden pályázó szállító megkapja” – mondta Elizabeth Niedojadlo. A Bergé kiemelte, hogy a közszféra tenderei átláthatóbbak lehetnek, azzal az előnnyel, hogy olyan korábbi tények ismerhetők meg, mint az ár, a műszaki jellemzők és a szolgáltatási szintek. Spanyolországban a magánszektor hajlamosabb a lízingre, mint a közintézmények, és több kiegészítő szolgáltatást is keres. A szállítók „jóváhagyott listájára” is nehezebb lehet bekerülni, mivel sok magáncég – különösen a nagyobb vállalatok – székhelye más országban van; Franciaországban viszont a kormányzati szférában lehet nehezebb felkerülni a listára.
Képzés a sikerért
További odafigyelést igénylő terület a képzési igény. Ha a szállító új targoncákat hoz be, akkor a kezelőknek meg kell szokniuk és meg kell ismerniük azokat.
„Az Egyesült Királyságban általában az ügyfelek gondoskodnak kezelőik képzéséről” – mondta Walker. „Az Impact Handling az új és használt gépek üzembe helyezését mindig dokumentáltan végzi. Együttműködünk egy Mentor nevű targoncavezető-képző céggel, amelyet ajánlani tudunk, ha az ügyfélnek akkreditált kezelőképzésre van szüksége, de erre nem gyakran van igény.” Az Aprolis a semlegesség mellett döntött, mivel nem hivatalos, akkreditált képzőközpont. A Bergé egyetért azzal, hogy a képzés az ügyfél felelőssége, de kész segíteni.
„Szervizszolgáltatóként számunkra fontos az olyan kérdésekben való oktatás, amelyek a targonca állapotát befolyásolják” – mondta Ana Martínez. „Például nagyon fontos, hogy a kezelők helyesen töltsék és cseréljék az akkumulátorokat, mivel ez közvetlenül befolyásolja azok élettartamát. Az is gyakori, hogy az ügyfelek kezelőképzést kérnek annak érdekében, hogy a targoncát biztonságosan és hatékonyan vezessék, energiát takarítsanak meg és csökkentsék az üzemeltetési költségeket.” Minden Cat targoncakereskedő elkötelezett amellett, hogy ügyfelei a legtöbbet hozzák ki flottájukból – és mindez a tenderezési folyamattal kezdődik.
„A tenderek sikerének mércéje számunkra az, hogy megértsük az ügyfelet, meghallgassuk a korábban tapasztalt nehézségeit, és költséghatékony megoldást javasoljunk” – zárta gondolatait Peter Walker, az Impact munkatársa. „A legtöbb ügyfél nyitott az őszinte tanácsokra, és egy megértő szállítót sikerre vezet a tenderajánlatával.”
Ruari McCallion
Látogasson el az eurekapub.eu oldalra (angolul)
